Coolserve B.V., statutair gevestigd aan de Smederijstraat 2a, 7482 PZ Haaksbergen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

Website: www.coolserve.nl
Smederijstraat 2a, 7482 PZ Haaksbergen, telefoonnummer: 0031 742550710
Businesspark Friesland-West 35, 8447 SL Heerenveen, telefoonnummer: 0031 513640700

Persoonsgegevens die wij verwerken

Coolserve verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@coolserve.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Coolserve verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren

Geautomatiseerde besluitvorming

Coolserve neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een
medewerker van Coolserve) tussen zit. Coolserve gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:

Syntess Software, ERP systeem, heeft als doel de productiviteit van onze organisaties te maximaliseren, kosten te beheersen en optimaal te voldoen aan klantwensen, we realiseren dit door afhandeling van logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen onder te brengen in één bedrijf breed informatie- en managementsysteem voor zowel service als projecten. Outlook, heeft als doel om de mail van u als aanvrager te verwerken, zodat wij een passende aanbieding kunnen maken zoals u dat bij ons aanvraagt.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Coolserve bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
Wanneer Coolserve u een aanbieding heeft gedaan of gaat aanbieden voor een (nieuwe) koel(warmtepomp)installatie of een aanpassing aan een koel(warmtepomp) installatie, of u heeft Coolserve ingeschakeld voor het oplossen van een storing aan een installatie zijn wij genoodzaakt uw persoonsgegevens zoals voornaam, achternaam, montage en/of factuuradres op te nemen in ons ERP systeem. De bewaartermijn zal in principe oneindig zijn in verband met de installatie gegevens, object en hoeveelheid koudemiddel gegevens van uw installatie. Dit geldt voor elke service melding, aanbieding of onderhoudscontract.

Wanneer u dit niet meer wilt dan dient u dit schriftelijk per post en/of per mail duidelijk aan te geven, wij zullen uw gegevens en bijbehorende object en installatie gegevens dan verwijderen.

Delen van persoonsgegevens met derden

Coolserve verstrekt uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld registratie van de hoeveelheid koudemiddel in uw koel(warmtepomp)installatie of het bezoek/object/afleveradres.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Coolserve gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Coolserve en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@coolserve.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en
Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Coolserve wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Coolserve neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@coolserve.nl